Surat Masuk dan Surat Keluar / Callysta Grace S / X OTKP / 4

 

1.   Penanganan Surat Masuk

a.     Surat dianterkan ke security oleh pengirim surat

b.    TU / staff admin / sekretaris menerima surat dari security

-        Meneliti kelengkapan dan ketepatan alamat si pengirim surat

-        Mengumpulkan dan menghitung jumlah surat yang masuk

-        Menggolongkan surat sesuai dengan urgensi penyelesaian surat

-        Menandatangani bukti pengiriman sebagai tanda bahwa surat telah diterima

c.     Surat diagendakan oleh sekretaris / TU / staff admin

-        Melaksanakan sebagian tugas sekretaris daerah dalam pelaksanaan kegiatan pengagendaan dan pelaksanaan ekspedisi

-        Melaksanakan tugas tugas lain yang diberikan oleh asisten administrasi sesuai bidang tugasnya

2.    Penanganan Surat Keluar

a.     Pimpinan menginstruksikan bawahannya untuk membuat surat atau membalas surat. (Disposisi)

b.    Membuat konsep yang dapat dilakukan oleh atasan / konseptor / sekretaris

c.     Pimpinan mengoreksi surat

d.    Sekretaris / TU / staff admin mengetik konsep yang sudah disetujui oleh pimpinan

e.     Sekretaris memberikan surat untuk ditandatangani oleh pimpinan

f.      Sekretaris memberikan nomor pada surat tersebut

3.    Surat Masuk adalah surat surat yang diterima oleh suatu organisasi atau perusahaan yang berasal dari seseorang atau perusahaan.

4.    Surat Keluar adalah surat surat yang dikeluarkan atau dibuat suatu organisasi atau perushaan untuk dikirimkan kepada pihak lain, perseorangan atau kelompok.