KEARSIPAN- NEWBIE FRIENDLY

1. Pengertian arsip

Arsip adalah kumpulan dari dokumen-dokumen penting yang disimpan secara sistematis.

2. Pengertian dokumen

Dokumen adalah segala sesuatu benda benda berharga/penting yang sifatnya tertulis (berupa tulisan) ataupun dalam bentuk digital ataupun dalam bentuk wujud.

3. Pengertian kearsipan

Kearsipan adalah suatu proses mulai dari penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaan dan perawatan serta penyimpanan data dan informasi menurut sistem tertentu.

4. Pengertian dokumentasi

 sebuah proses untuk membuat dokumen.

5. Contoh arsip

 1. Arsip Keuangan, contohnya: laporan keuangan, darftar gaji, bukti pembelian, bukti pembayaran dan surat perintah bayar.

 2. Arsip Kepegawaian, contohnya: surat lamaran, daftar riwayat hidup pegawai, surat pengangkatan pegawai dan rekaman prestasi.

 jenis-Jenis Arsip Berdasarkan Bentuk Fisiknya

1. Arsip yang berbentuk lembaran. Misalnya: Surat-surat, warkat, akte notaries, SK pendirian bangunan, sertifikat tanah, surat kontrak, kuitansi, cek, laporan-laporan, micro fiche, foto-foto dan lain-lain.

2. Arsip yang tidak berbentuk lembaran. Misalnya, disket komputer, hard disk, video kaset, flash disk, micro film, rekaman pada pita kaset, dan lain-lain.

Jenis-Jenis Arsip Berdasarkan Subyek atau Isinya

Arsip menurut subyek atau isinya dapat dibedakan menjadi 4, antara lain yaitu:

1.Arsip Keuangan, contohnya: laporan keuangan, darftar gaji,  bukti pembelian, bukti pembayaran dan surat perintah bayar.

2. Arsip Kepegawaian, contohnya: surat lamaran, daftar riwayat hidup pegawai, surat pengangkatan pegawai dan rekaman prestasi.

3. Arsip Pemasaran, contohnya: surat pesanan, surat perjanjian penjualan, surat penawaran, daftar pelanggan dan daftar harga.

4. Daftar pendidikan, contohnya: satuan pelajaran, daftar hadir siswa, kurikulum, raport dan transkip mahasiswa.

6. Contoh kearsipan 

Berdasarkan macam macam kearsipan,

a. Arsip kepegawaian, contoh: Daftar riwayat hidup pegawai, surat lamaran, surat pengangkatan pegawai dan rekaman prestasi.

b. Arsip keuangan, contohnya: laporan keuangan, bukti pembayaran, daftar gaji, bukti pembelian, dan dan surat perintah bayar

c. Arsip pemasaran, contoh: Surat penawaran, surat pesanan, surat perjanjian penjualan, daftar pelanggan dan daftar harga.

d. Daftar pendidikan, contohnya: kurikulum, satuan pelajaran, daftar hadir siswa, raport dan transkip mahasiswa.

e. Surat, contohnya: naskah perjanjian/kontrak, akta pendirian perusahaan, surat keputusan, notulen rapat, berita acara, laporan dan tabel.

f. Pita rekaman

c. Mikro film

d. Disket

e. Compact disk

f. Flash disk

7. Contoh dokumen

akta kelahiran , paspor , surat nikah , visa

8. Contoh dokumentasi 

Contoh Dokumentasi                                                                                                                                    1. Email & Memoradum : Email sering digunakan sebagai sebuah alat berinteraksi antar karyawan,namun sebelum adanya email,mereka menggunakan memoradum                                              2. Business  Letters : Digunakan sebagai komunikasi dengan pihak perusahaan luar. Surat ini lebih sering dikirimkan melalui email karena lebih efektif                                                                                    3. Business Report : Business Report format nya anjang dan dapat mencangkup semua data finansial      4. Dokumen Transaksi : Sebagai memangkas waktu supaya transaksi bisnis jadi lebih cepat                    5. Dokumen Finansial : untuk mencangkup laporan keuangan,proposal,laporan pajak,dan history bank. Tujuan dari laporan ini sebagai pemantau untuk melihat kondisi keuangan pada perusahaan.

RANGKUMAN BAB APLIKASI PERKANTORAN (YOHANA-X OTKP)

Aplikasi perkantoran merupakan aplikasi yang digunakan untuk menyiapkan hingga mencetak dokumen. Aplikasi yang sering digunakan adalah Microsoft Office.

Aplikasi pengolah kata.

Aplikasi pengolah kata (word processing) adalah aplikasi yang digunakan untuk membantu pekerjaan manusia berhubungan dengan penyusunan, pemformatan, penyuntingan, hingga pencetakan dokumen umumnya berbentuk kalimat.

1. Mengenal Microsoft Office 2016

Hal-hal yang harus diperhatikan dalam word 2016 yaitu :

- quick acces toolbar

- ribbon

- perintah grup

- panel document

- ruller

- tell me

- Microsoft account

- scroll bar

- page dan word count

- document views

- zoom control

2. Pengaturan tata letak dokumen

3. Penyisipan gambar, equation, dan tabel

4. Penggunaan identitas, headling, section, header, dan footer

5. Pembuatan daftar isi / table of content

6. Fitur-fitur aplikasi dalam pembuatan dokumen perkantoran

7. Mencetak file/dokumen

Aplikasi pengolah angka.

Aplikasi ini merupakan program lembarkerja yang memungkinkan untuk menyimpan, mengatur dan menganalisis informasi.

1. Antarmuka Excel 2016

Pengoperasian aplikasi ini sangat mudah, tetapi agar memudahkan pengoperasian kita harus mengetahui dan mengenal menu antarmuka excel 2016 yaitu :

- Excel start screen

- ribbon

- quick acces toolbar

- tell me

- akun microsoft

- formula bar

- name box

- column

- sel

- row

- worksheet

- scroll bar

2. Pembuatan tabel dan format data tabel

3. Pembuatan data tabel dan grafik

4. Penggunaan-penggunaan formula-formula pada aplikasi pengolahan angka

5. Mencetak (print) file/dokumen pada aplikasi pengolahan angka

Aplikasi presentasi.

Aplikasi ini merupakan aplikasi yang digunakan untuk mempresentasikan suatu dokumen ke khalayak umum.

Aplikasi bahan cetak.

Program publisher adalah salah satu program aplikasi Microsoft Office yang digunakan untuk kegiatan desktop publishing.

- bagian-bagian microsoftpublisher

- mengaktifkan aplikasi publikasi

- membuat file publikasi

TRANSAKSI ONLINE -JESSHICA

 

Transaksi online adalah transaksi yang dilakukan oleh penjual dan pembeli secara online melalui media internet, tidak ada pertemuan langsung antara penjual dan pembeli.

Cara Aman dan Mudah Transaksi Via Online

Kenali Reputasi Toko Online.
1.ilustrasi Melihat Reputasi Toko Online.
2. Bayar Lewat Rekening Penampungan Sementara. Ilustrasi Membayar Lewat Rekening Penampungan Sementara. .
3. Pilih Metode COD. Cash on Delivery.
4. Gunakan Layanan Internet Banking Di Rumah. Melakukan Transaksi dengan Internet Banking di Rumah.
5. Waspada Penipuan.

Keuntungan transaksi online
Kamu bisa dengan bebas melakukan berbagai jenis transaksi keuangan, mulai dari transfer uang, cek saldo, pembayaran tagihan, pemesanan tiket, pembelian pulsa, belanja, sampai beli Asuransi kapanpun di manapun tanpa harus pergi ke Bank atau ATM. ..

APLIKASI-APLIKASI UNTUK MELAKUKAM TRANSAKSI ONLINE
1. Mobile Banking.
2. SMS Banking. .
3.Internet Banking.
4.Uang Elektronik (e-Money

CONTOH TRANSAKSI ONLINE
1.Beli pulsa
2. Bayar token listrik
3. Bayar air pam
4. Beli baju
5. Kebutuhan dapur
6. Tiket peswat
7. Tiket kereta
Dll

RAPAT TELECONFERENCE / Eleutria Denna (10)

RAPAT TELECONFERENCE 

A.Hakikat Rapat 

Rapat bukanlah kegiatan yang asing untuk kita,atau bahkan mungkin kita sering melakukan kegiatan tersebut dalam kehidupan kita sehari-hari. Rapat merupakan sebuah musyawarah yang dilakukan oleh sekelompok orang karena ada sesuatu hal yang harus dibicarakan secara bersama untuk dapat menghasilkan sebuah kesepakatan. 

1. Pengertian Rapat 

Rapat/meeting merupakan media komunikasi kelompok yang bersifat tatap muka dan sangat penting diselenggarakan oleh banyak organisasi,baik swasta maupun pemerintah,untuk mendapatkan hasil melalui musyawarah atau rapat dalam pengambilan keputusan . 

   Rapat pada perusahaan dapat meningkatkan profit atau kinerja para pekerja atau karyawannya. Tetapi pada intinya rapat dilakukan untuk menemukan jawaban atau sebuah solusi dari suatu masalah yang sedang dihadapi oleh sebuah perusahaan atau organisasi tertentu.

2. Jenis-jenis Rapat dan Syarat-syaratnya 

a.Rapat Menurut Tujuannya 

• Rapat Penjelasan,rapat yang bertujuan untuk memberikan penjelasan kepada anggota mengenai kebijakan yang diambil oleh pimpinan organisasi 

• Rapat Pemecah Masalah , rapat yang bertujuan untuk mencari pemecah tentang suatu masalah yang dihadapi.

• Rapat Perundingan,rapat yang bertujuan menghindari timbulnya sebuah masalah atau perselisihan,mencari jalan tengah agar tidak merugikan kedua pihak .

b.Rapat Menurut Sifatnya 

• Rapat Formal rapat yang diadakan dengan perencanaan terlebih dahulu , dengan pesertanya resmi mendapatkan undangan. 

• Rapat Informal, rapat yang diadakan tidak didasarkan suatu perencanaan formal ,dapat terjadi setiap saat ,dimana saja,dan siapa saja.

• Rapat Terbuka, artinya semua karyawan perusahaan boleh menghadiri rapat tersebut,karenanya yang dibahas dalam rapat bukanlah hal yang rahasia . 

• Rapat Tertutup , rapat ini bersifat rahasia. Hanya karyawan tertentu saja yang bisa mengikuti rapat ini, karena materi yang dibahas dapat bersifat nama baik perusahaan . 

c.Rapat Menurut Frekuensinya 

• Rapat Rutin,yakni rapat yang sudah ditentukan waktunya,atau rapat yang dilakukan secara rutin setiap minggu,bulan,tahun. 

• Rapat Insidental,rapat yang tidak berdasarkan jadwal , tergantung masalah yang dihadapi, biasanya permasalahan yang dibahas dalam rapat ini bersifat urgent . 

Dalam rapat kita juga perlu memperhatikan dan mempersiapkan beberapa hal, yakni 

a.Persiapan Rapat 

Persiapan rapat ini harus dirancang dan dilaksanakan oleh panitia penyelenggara . Persiapan yang harus dilakukan adalah 

1. Penentu tujuan rapat dan acara rapat 

2. Penetapan waktu,tanggal,hari,tahun

3. Penyediaan tempat

4. Menyiapkan akomodasi 

5. Pemesanan konsumsi

6. Pengadaan media/peralatan 

b.Pelaksanaan Rapat

1. Suasana rapat berlangsung terbuka

2. Para peserta berpartisipasi aktif

3. Adanya kendali dari ketua rapat

4. Hindarkan debat

5. Bahasa harus komunikatif

6. Hindarkan monopoli ketika berbicara

7. Terdapat keputusan 

8. Adanya notulen sebagai pengingat bagi semua anggota

9. Acara Rapat harus tersusun rapi 

10. Media rapat harus dipersiapkan matang

11. Waktu tidak terlalu lama

3. Tujuan Rapat 

Tujuan dalam rapat adalah untuk menyampaikan informasi,baik itu satu maupun banyak informasi. Rapat juga dapat bertujuan untuk memperoleh ide, pendapat,kritik , atau jika terdapat suatu permasalahan pada perusahaan segera diselesaikan dengan rapat ini sebagai pengambil keputusan . Selain itu rapat juga melatih kerja sama antar karyawan untuk saling memberikan pendapat,ide mereka untuk menghasilkan kesepakatan yang baik,atau memajukan perusahaan dengan ide kreativitas yang baru.

4. Prosedur Rapat 

adapun prosedur umum dalam rapat yang juga harus diperhatikan 

1. Panitia penyelenggara melakukan persiapan mengenai hal yang akan dibahas dan tujuan dari diselenggarakannya rapat tersebut .

2. Panitia penyelenggara mempersiapkan rapat dan menyusun ruang atau tempat yang akn digunakan ,menyiapkan peralatan,termasuk  juga undangan resmi rapat.

3. Panitia dan peserta har turut terlibat dalam pelaksanaan rapat , karena seluruh anggota rapat mempunyai hak dan kewajiban yang sama

4. Seorang notulis bila rapat telah selesai harus membacakan hasil dari yang didapatkan pada rapat.

5. Bila rapat telah selesai notula yang dituliskan oleh notulis harus dikirimkan atau biasanya digandakan dan didistribusikan kepada semua anggota atau peserta rapat.

B. Rapat Teleconference 

pada rapat yang mendesak seperti rapat dengan beberapa perusahaan yang ada di beberapa kota ,tentu waktu tak mengejar untuk saling bertemu, seperti juga hal yang saat masa pandemi ini, untuk bertemu orang pun kita dibatasi oleh pandemi ini. Maka rapat yang dilakukan hanya secara online atau biasa juga disebut rapat teleconference. 

1.Pengertian Rapat Teleconference 

Teleconference adalah pertemuan yang dilakukan oleh dua orang atau lebih yang melalui media telepon atau koneksi jaringan . Teleconference juga bisa diartikan sebagai komunikasi langsung diantara beberapa orang yang biasanya jarak jauh ataupun tidak dalam satu ruang yang dihubungkan melalui koneksi jaringan . 

2.  Jenis-jenis Telekonferensi 

1. Audio Conference 

Audio Conference adalah pertukaran informasi hanya melalui suara dengan media panggilan telepon yang menghubungkan tiga atau lebih saluran telepon dalam waktu bersamaan. Untuk melakukan audio conference ini pihak yang terkait harus memiliki nomor satu sama lain. Salah satu kelebihan dari audio conference adalah kegiatan ini dapat dilakukan tanpa menggunakan software , dan dapat dilakukan dimana saja. 

2. Video conference

Video conference berbeda dengan audio jika audio conference hanya melalui suara saja, video conference juga menggunakan sebuah video gambar yang disertai penjelasan dengan suara. Untuk melakukan ini harus memanfaatkan teknologi jaringan ip atau internet . Dan harus menggunakan perangkat khusus yang bisa menyediakan kedua nya yakni video sekaligus suara. Jenis ini yang mungkin sekarang ramai di pergunakan oleh pelajar, juga pekerja , karena jarak jauh sehingga menggunakan video conference sebagai media untuk tetap bisa melakukan kegiatan . 

3.  Web Conference

Web Conference atau biasa disebut juga webinar adalah fasilitas telekonferensi yang interaktif yang menawarkan fitur data stream (aliran data) , dimana kita bisa berkomunikasi secara simulan dengan media teks,suara,video,hingga berbagi file . Untuk menjalankan web conference juga dibutuhkan sebuah aplikasi atau software khusus yang disediakan oleh provider web conference,juga dilengkapi dengan peralatan multi media yang memadai seperti webcam,microphone,speaker dan juga koneksi internet.

3. Mempersiapkan Rapat Teleconference 

Sebelum kita melakukan rapat teleconference kita juga perlu memperhatikan dan mempersiapkan beberapa hal . Seperti mempersiapkan alat-alat komunikasi yang akan digunakan  seperti webcam,microphone,speaker dan juga koneksi internet. Setelah menyiapkan software yang akan anda gunakan,atau buat account baru,kemudian lanjutkan 

1. Sambungkan komputer atau laptop pada proyektor dan layar,jangan lupa sambungkan dengan pengeras suara

2. tentukan lawan teleconference anda dengan sesama perangkat lunak misalnya program skype 

3. pastikan webcam dan headset kompatibel dengan pc 

4. lakukan setting dan konfigurasi aplikasi .perhatikan menu yang digunakan

5. jika sudah terhubung anda bisa melakukan komunikasi dengan lawan bicara anda

4.Hambatan dalam Teleconference 

hambatan nya adalah karena rapat ini membutuhkan hubungan dan koneksi internet yang cukup bagus, maka hambatan yang sering terjadi adalAh ketika koneksi internet pada salah satu pihak kurang baik,maka rapat ini juga tidak bisa berjalan dengan baik. Karena itulah sering terjadi komunikasi yang terputus-putus karena koneksi internet pada setiap daerah yang berbeda dan kurang baik juga.  

RINGKASAN - ELEUTRIA DENNA

 RINGKASAN

Surat masuk adalah surat-surat yang diterima oleh sebuah organisasi atau perusahaan dari seseorang maupun organisasi.

Mengenai penanganan surat masuk adalah

surat diantarkan ke security oleh pengirim surat , 

setelah itu TU/staff admin,sekretaris menerima suart tersebut dari security 

penerima surat juga memiliki tugas yakni :

• meneliti ketepatan alamat si pengirim surat 

• mengumpulkan dan menghitung jumlah surat yang masuk

• menggolongkan surat sesuai urgensi penyelesaian surat 

• menandatangani bukti pengirim sebagai bukti surat telah diterima

• 
  

Bagian penyortiran surat bertujuan untuk mengetahui seberapa banyak jumlah surat masuk yang diterima,dan untuk menentukan prioritas penyelesaian surat.

surat juga perlu diagendakan oleh sekretaris/TU,tugas bagian pengagendaan : 

• melaksanakan sebagian tugas sekretaris daerah dalam pelaksanaan  kegiatan pengagendaan dan pelaksanaan ekspedisi 

• melaksanakan tugas lain yang diberikan asisten administrasi sesuai bidang tugasnya .

Pendistribusian Surat adalah proses penyaluran surat yang dibuat dari suatu perusahaan agar sampai kepada yang dituju.

contoh pendistribusian

1. langsung kepada pemimpin

2. ke orang yang dituju

3. ke unit yang dituju 

 

Surat Keluar adalah surat-surat yang dikeluarkan atau dibuat oleh suatu organisasi atau perusahaan yang akan dikirim kepada perusahaan atau organisasi yang dituju . 

Penanganan surat keluar adalah pimpinan memberikan perintah kepada bawahan untuk membuat/membalas surat yang disebut dengan disposisi.

Dalam pembuatan surat diperlukan sebuah konsep secara tertulis,untuk menghindari adanya kesalahan pengetikan atau penulisan  

• sentralisasi,dipusatkan pada unit tertentu yang menangani administrasi penyuratan 

• desentralisasi, dibuat oleh masing-masing unit atau bagian tertentu sesuai dengan kebutuhan masing-masing.

Pengonsepan diatas ini dapat dibuat oleh pimpinan , orang yang ditunjuk,sekretaris .Pimpinan juga perlu mengoreksi surat agar tidak terjadi kekeliruan atau ada hal yang belum disampaikan .  Surat tersebut diketik oleh sekretaris/admin/Tu yang sudah sesuai dengan konsep yang diberikan pemimpin , dan penandatangan pemimpin . Setelah surat ditandatangani surat juga harus diberikan nomor atau kode tertentu . Penggandaan surat dibuat atau disalin sebagai simpanan  arsip karena yang asli akan dikirim .

Skema penanganan surat masuk 

• ekspedisi

• penerima

• penyortiran 

• agenda masuk ( kepala bagian, pimpinan, kepala bagian )

• sekretaris petugas  penanganan surat 

• diproses

• arsip 

ELEUTRIA  DENNA DENNISSA KEO PUELA

X OTKP/10 

Surat Masuk dan Surat Keluar / Callysta Grace S / X OTKP / 4

 

1.   Penanganan Surat Masuk

a.     Surat dianterkan ke security oleh pengirim surat

b.    TU / staff admin / sekretaris menerima surat dari security

-        Meneliti kelengkapan dan ketepatan alamat si pengirim surat

-        Mengumpulkan dan menghitung jumlah surat yang masuk

-        Menggolongkan surat sesuai dengan urgensi penyelesaian surat

-        Menandatangani bukti pengiriman sebagai tanda bahwa surat telah diterima

c.     Surat diagendakan oleh sekretaris / TU / staff admin

-        Melaksanakan sebagian tugas sekretaris daerah dalam pelaksanaan kegiatan pengagendaan dan pelaksanaan ekspedisi

-        Melaksanakan tugas tugas lain yang diberikan oleh asisten administrasi sesuai bidang tugasnya

2.    Penanganan Surat Keluar

a.     Pimpinan menginstruksikan bawahannya untuk membuat surat atau membalas surat. (Disposisi)

b.    Membuat konsep yang dapat dilakukan oleh atasan / konseptor / sekretaris

c.     Pimpinan mengoreksi surat

d.    Sekretaris / TU / staff admin mengetik konsep yang sudah disetujui oleh pimpinan

e.     Sekretaris memberikan surat untuk ditandatangani oleh pimpinan

f.      Sekretaris memberikan nomor pada surat tersebut

3.    Surat Masuk adalah surat surat yang diterima oleh suatu organisasi atau perusahaan yang berasal dari seseorang atau perusahaan.

4.    Surat Keluar adalah surat surat yang dikeluarkan atau dibuat suatu organisasi atau perushaan untuk dikirimkan kepada pihak lain, perseorangan atau kelompok.