RAPAT TELECONFERENCE / Eleutria Denna (10)

RAPAT TELECONFERENCE 

A.Hakikat Rapat 

Rapat bukanlah kegiatan yang asing untuk kita,atau bahkan mungkin kita sering melakukan kegiatan tersebut dalam kehidupan kita sehari-hari. Rapat merupakan sebuah musyawarah yang dilakukan oleh sekelompok orang karena ada sesuatu hal yang harus dibicarakan secara bersama untuk dapat menghasilkan sebuah kesepakatan. 

1. Pengertian Rapat 

Rapat/meeting merupakan media komunikasi kelompok yang bersifat tatap muka dan sangat penting diselenggarakan oleh banyak organisasi,baik swasta maupun pemerintah,untuk mendapatkan hasil melalui musyawarah atau rapat dalam pengambilan keputusan . 

   Rapat pada perusahaan dapat meningkatkan profit atau kinerja para pekerja atau karyawannya. Tetapi pada intinya rapat dilakukan untuk menemukan jawaban atau sebuah solusi dari suatu masalah yang sedang dihadapi oleh sebuah perusahaan atau organisasi tertentu.

2. Jenis-jenis Rapat dan Syarat-syaratnya 

a.Rapat Menurut Tujuannya 

• Rapat Penjelasan,rapat yang bertujuan untuk memberikan penjelasan kepada anggota mengenai kebijakan yang diambil oleh pimpinan organisasi 

• Rapat Pemecah Masalah , rapat yang bertujuan untuk mencari pemecah tentang suatu masalah yang dihadapi.

• Rapat Perundingan,rapat yang bertujuan menghindari timbulnya sebuah masalah atau perselisihan,mencari jalan tengah agar tidak merugikan kedua pihak .

b.Rapat Menurut Sifatnya 

• Rapat Formal rapat yang diadakan dengan perencanaan terlebih dahulu , dengan pesertanya resmi mendapatkan undangan. 

• Rapat Informal, rapat yang diadakan tidak didasarkan suatu perencanaan formal ,dapat terjadi setiap saat ,dimana saja,dan siapa saja.

• Rapat Terbuka, artinya semua karyawan perusahaan boleh menghadiri rapat tersebut,karenanya yang dibahas dalam rapat bukanlah hal yang rahasia . 

• Rapat Tertutup , rapat ini bersifat rahasia. Hanya karyawan tertentu saja yang bisa mengikuti rapat ini, karena materi yang dibahas dapat bersifat nama baik perusahaan . 

c.Rapat Menurut Frekuensinya 

• Rapat Rutin,yakni rapat yang sudah ditentukan waktunya,atau rapat yang dilakukan secara rutin setiap minggu,bulan,tahun. 

• Rapat Insidental,rapat yang tidak berdasarkan jadwal , tergantung masalah yang dihadapi, biasanya permasalahan yang dibahas dalam rapat ini bersifat urgent . 

Dalam rapat kita juga perlu memperhatikan dan mempersiapkan beberapa hal, yakni 

a.Persiapan Rapat 

Persiapan rapat ini harus dirancang dan dilaksanakan oleh panitia penyelenggara . Persiapan yang harus dilakukan adalah 

1. Penentu tujuan rapat dan acara rapat 

2. Penetapan waktu,tanggal,hari,tahun

3. Penyediaan tempat

4. Menyiapkan akomodasi 

5. Pemesanan konsumsi

6. Pengadaan media/peralatan 

b.Pelaksanaan Rapat

1. Suasana rapat berlangsung terbuka

2. Para peserta berpartisipasi aktif

3. Adanya kendali dari ketua rapat

4. Hindarkan debat

5. Bahasa harus komunikatif

6. Hindarkan monopoli ketika berbicara

7. Terdapat keputusan 

8. Adanya notulen sebagai pengingat bagi semua anggota

9. Acara Rapat harus tersusun rapi 

10. Media rapat harus dipersiapkan matang

11. Waktu tidak terlalu lama

3. Tujuan Rapat 

Tujuan dalam rapat adalah untuk menyampaikan informasi,baik itu satu maupun banyak informasi. Rapat juga dapat bertujuan untuk memperoleh ide, pendapat,kritik , atau jika terdapat suatu permasalahan pada perusahaan segera diselesaikan dengan rapat ini sebagai pengambil keputusan . Selain itu rapat juga melatih kerja sama antar karyawan untuk saling memberikan pendapat,ide mereka untuk menghasilkan kesepakatan yang baik,atau memajukan perusahaan dengan ide kreativitas yang baru.

4. Prosedur Rapat 

adapun prosedur umum dalam rapat yang juga harus diperhatikan 

1. Panitia penyelenggara melakukan persiapan mengenai hal yang akan dibahas dan tujuan dari diselenggarakannya rapat tersebut .

2. Panitia penyelenggara mempersiapkan rapat dan menyusun ruang atau tempat yang akn digunakan ,menyiapkan peralatan,termasuk  juga undangan resmi rapat.

3. Panitia dan peserta har turut terlibat dalam pelaksanaan rapat , karena seluruh anggota rapat mempunyai hak dan kewajiban yang sama

4. Seorang notulis bila rapat telah selesai harus membacakan hasil dari yang didapatkan pada rapat.

5. Bila rapat telah selesai notula yang dituliskan oleh notulis harus dikirimkan atau biasanya digandakan dan didistribusikan kepada semua anggota atau peserta rapat.

B. Rapat Teleconference 

pada rapat yang mendesak seperti rapat dengan beberapa perusahaan yang ada di beberapa kota ,tentu waktu tak mengejar untuk saling bertemu, seperti juga hal yang saat masa pandemi ini, untuk bertemu orang pun kita dibatasi oleh pandemi ini. Maka rapat yang dilakukan hanya secara online atau biasa juga disebut rapat teleconference. 

1.Pengertian Rapat Teleconference 

Teleconference adalah pertemuan yang dilakukan oleh dua orang atau lebih yang melalui media telepon atau koneksi jaringan . Teleconference juga bisa diartikan sebagai komunikasi langsung diantara beberapa orang yang biasanya jarak jauh ataupun tidak dalam satu ruang yang dihubungkan melalui koneksi jaringan . 

2.  Jenis-jenis Telekonferensi 

1. Audio Conference 

Audio Conference adalah pertukaran informasi hanya melalui suara dengan media panggilan telepon yang menghubungkan tiga atau lebih saluran telepon dalam waktu bersamaan. Untuk melakukan audio conference ini pihak yang terkait harus memiliki nomor satu sama lain. Salah satu kelebihan dari audio conference adalah kegiatan ini dapat dilakukan tanpa menggunakan software , dan dapat dilakukan dimana saja. 

2. Video conference

Video conference berbeda dengan audio jika audio conference hanya melalui suara saja, video conference juga menggunakan sebuah video gambar yang disertai penjelasan dengan suara. Untuk melakukan ini harus memanfaatkan teknologi jaringan ip atau internet . Dan harus menggunakan perangkat khusus yang bisa menyediakan kedua nya yakni video sekaligus suara. Jenis ini yang mungkin sekarang ramai di pergunakan oleh pelajar, juga pekerja , karena jarak jauh sehingga menggunakan video conference sebagai media untuk tetap bisa melakukan kegiatan . 

3.  Web Conference

Web Conference atau biasa disebut juga webinar adalah fasilitas telekonferensi yang interaktif yang menawarkan fitur data stream (aliran data) , dimana kita bisa berkomunikasi secara simulan dengan media teks,suara,video,hingga berbagi file . Untuk menjalankan web conference juga dibutuhkan sebuah aplikasi atau software khusus yang disediakan oleh provider web conference,juga dilengkapi dengan peralatan multi media yang memadai seperti webcam,microphone,speaker dan juga koneksi internet.

3. Mempersiapkan Rapat Teleconference 

Sebelum kita melakukan rapat teleconference kita juga perlu memperhatikan dan mempersiapkan beberapa hal . Seperti mempersiapkan alat-alat komunikasi yang akan digunakan  seperti webcam,microphone,speaker dan juga koneksi internet. Setelah menyiapkan software yang akan anda gunakan,atau buat account baru,kemudian lanjutkan 

1. Sambungkan komputer atau laptop pada proyektor dan layar,jangan lupa sambungkan dengan pengeras suara

2. tentukan lawan teleconference anda dengan sesama perangkat lunak misalnya program skype 

3. pastikan webcam dan headset kompatibel dengan pc 

4. lakukan setting dan konfigurasi aplikasi .perhatikan menu yang digunakan

5. jika sudah terhubung anda bisa melakukan komunikasi dengan lawan bicara anda

4.Hambatan dalam Teleconference 

hambatan nya adalah karena rapat ini membutuhkan hubungan dan koneksi internet yang cukup bagus, maka hambatan yang sering terjadi adalAh ketika koneksi internet pada salah satu pihak kurang baik,maka rapat ini juga tidak bisa berjalan dengan baik. Karena itulah sering terjadi komunikasi yang terputus-putus karena koneksi internet pada setiap daerah yang berbeda dan kurang baik juga.