PENGURUSAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR,KARINA/X OTKP/17

1.SURAT MASUK

surat masuk adalah surat surat yang diterima oleh suatu organisasi atau perusahaan yang berasal dari seseorang atau dari suatu organisasi

 

PENYORTIRAN SURAT

penyortiran surat adalah memilah milah surat untuk di olah lebih lanjut

Tujuan Penyortiran adalah

-mengetahui jumlah surat yang masuk

-menentukan prioritas penyelesaian surat

-memisahkan surat yang untuk distribusikan surat

 

2.SURAT KELUAR

surat keluar adalah surat surat yang di keluarkan atau di buat suatu organisasi atau perusahaan untuk dikirimkan kepada pihak lain,baik perseorangan maupun kelompok

 

PENANGANAN SURAT KELUAR

Pimpinan mengdistribusikan kepada bawahannya untuk membuat / membalas surat.Hal ini disebut disposisi.

 

PENGONSEPAN SURAT DAPAT DILAKUKAN OLEH

-atasan / pimpinan

-orang yang di tunjuk

-sekertaris

 

PIMPINAN MENGOREKSI SURAT

hal ini memastikan apakah konsep yang dibuat oleh sekertaris sesuai dengan keinginan pimpinan atau tidak dan untuk meneliti apakah ada yang kurang atau tidak.

 

PENGETIKAN SURAT

sekertaris mengetik konsep yang sudah disetujui oleh pimpinan

 

PENANDATANGANAN SURAT

sekertaris memberikan surat untuk ditandatangani pimpinan

 

PENGIRIMAN SURAT

surat yang asli diberikan kepada ekspeditur untuk dikirimkan kepada pihak yang di tuju sedangkan salinan disimpan untuk di arsipkan

PENERIMAAN SURAT MASUK DAN SUEAT KELUAR (JESSHICA X OTKP 14)

Mengagendakan surat masuk

Mengagendakan surat adalah kegiatan mencatat surat masuk ke dalam buku agenda (buku harian). Buku ini bisa disebut sebagai Buku Agenda Masuk (Daily Mail Record). Petugas yang mengagendakan surat dinamakan agendaris (mail clerk). Setiap surat masuk dicatat dan diberi nomor agenda surat masuk

1. Penerimaan Surat

Surat masuk dapat diterima melalui :

• Kurir, dengan menggunakan buku ekspedisi atau lembar pengantar
• Kurir kantor pos
• Diambil langsung oleh kurir perusahaan bagi yang memiliki alamat kotak pos/ PO BOX di kantor pos

Tugas penerima surat adalah :

• Mengumpulkan dan menghitung jumlah surat yang masuk
• Meneliti ketepatan alamat si pengirim
• Menandatangani bukti pengiriman surat
• Mengantar pada unit penyortir surat (jika dalam organisasi bagian penerima dan penyortir surat pemisah)

2. Penyortiran Surat

Penyortiran surat yaitu kegiatan memisah-misahkan surat sesuai dengan jenisnya yang digunakan untuk pengolahan lebih lanjut.

Adapun tahap-tahap penyortiran surat adalah sebagai berikut :

a. Tahap pertama

Dipisahkan antara surat dinas dan surat pribadi.

b. Tahap kedua

Surat dinas dipilah antara surat rahasia dan surat tidak rahasia

c. Tahap ketiga

Surat tidak rahasia dibuka dan dipisahkan antara surat biasa dan surat penting. Surat biasa diperiksa kelengkapannya, seperti lampiran (jika ada), surat kemudian distempel penerimaan, ditulis tanggal dan nomor urut setiap bulannya.

Tujuan dari penyortiran surat ini adalah :

• Untuk mengetahui banyaknya surat masuk
• Untuk mengetahui prioritas penanganannya
• Untuk mempermudah pengawasan

3. Pencatatan Surat/ Agendaris

Kegiatan pencatatatan surat atau agendaris meliputi:

3.a. Menerima semua surat dari penerima surat

3.b. Membuka sampul surat

3.c. Membubuhkan cap agenda

Sebelum surat dicatat dalam buku agenda, maka terlebih dahulu dibubuhkan stempel agenda pada ruang kosong di bagian atas atau bawah halaman pertama surat.

3.d. Memeriksa kelengkapan surat

Untuk memeriksa kelengkapan surat, dapat digunakan buku agenda yang berisi keterangan-keterangan berikut ini. Keterangan memuat informasi surat tentang lampiran.

. Membaca surat, menggaris bawahi isi surat dan membuat catatan penting/ memberi tanda yang membantu pembaca surat

f. Mencacat surat dalam buku agenda

Buku Agenda Surat Masuk

Buku Agenda Tunggal

g. Menyampaikan surat yang disertai lembar disposisi kepada pengarah surat

Lembar disposisi adalah lembar yang disediakan oleh pencatat/ agendaris yang dipergunakan untuk membubuhkan disposisi pimpinan.

4. Pengarahan Surat

Setelah menerima surat beserta lembar disposisi dari pencatat surat, surat diteliti kebenarannya, selanjutnya surat diserahkan kepada petugas tata usaha unit pengolah (pengolah surat) yang disertai lembar disposisi yang telah diberi keterangan kepada siapa dan tindak lanjut sesuai dengan kepentingan isis surat. Dari tata usaha unit pengolah, pengarah menerima tanda terima melalui buku ekspedisi intern.

5. Unit Pengolah

• Tata usaha unit pengolah setelah menerima dan meneliti surat dan melihat kebenaran disposisi, memberi paraf pada buku ekspedisi intern untuk tanda bukti bahwa surat sudah diterima.
• Pimpinan unit pengolah menerima surat dan lembar disposisi, kemudian memberikan disposisi kepada pelaksana pengolah surat untuk ditindaklanjuti.

6. Penyimpanan Surat

Penyimpanan surat merupakan kegiatan menyimpan surat dengan menggunakan sistem tertentu.

SURAT KELUAR

Prosedur pengurusan surat keluar

Surat keluar adalah semua tulisan yang dikirimkan kepada pejabat diluar instansi sendiri sesuai dengan alamat yang dicantum pada tulisan dinas atau pada sampulnya. Selain dikirimkan kepada instansi lain, dapat juga dikirimkan kepada pihak yang bersangkutan dalam satu instansi, misalnya dikirimkan kepada bagian yang lainnya yang berada dalam instansi tersebut.

Adapun prosedur pengurusan surat keluar melalui agenda, yaitu :

• Pembuatan Konsep yang dilakukan oleh pimpinan yang menandatangani surat pada lembaran konsep surat. Dilakukan jika konsep surat dibuat oleh sekretaris/asisten
• Persetujuan konsep. Pimpinan memberikan persetujuan dengan memberi tanda/paraf (acc) pada konsep
• Pencatatan Surat. Konsep dicatat dalam Buku Agenda Verbal untuk mendapatkan nomor surat
• Pengetikan konsep surat, diketik dengan tembusannya
• Pemeriksaan Pengetikan
• Penandatanganan Surat. Dilakukan oleh pejabat yang berwenang dan membubuhkan tanda tangan di atas nama terang
• Pemberian Cap Dinas. Dibubuhkan di sebelah kiri menyinggung sedikit tanda tangan, harus tegak
• Melipat Surat. Surat yang asli dilipat dimasukkan dalam sampul
• Penyampulan Surat
• Pengiriman Surat
• Penyimpanan Surat

PENGERTIAN Aplikasi Pengolah Kata ,Aplikasi Pengolah Angka ,Aplikasi Presentasi ,Aplikasi Pengolah Bahan Cetak - NEWBIE FRIENDLY

APLIKASI PENGOLAH KATA 

Aplikasi pengolah kata adalah suatu aplikasi / program komputer yang dipakai untuk melakukan pengolahan terhadap kata maupun dokumen. Jadi kalau kita akan mengetik dokumen itu menggunakan aplikasi pengolah kata (word processor).

MACAM-MACAM APLIKASI PENGELOLAAN KATA ANTARA LAIN:

1.Microsoft Word

Microsoft word merupakan program pengolah kata yang paling banyak digunakan oleh semua orang, Microsoft Word mempunyai kemampuan yang sangat bagus dalam membuat berbagai jenis dokumen mulai dari buku, buku memo, surat, berbagai jenis dokumen-dokumen dan lainnya.Selain itu Microsoft Word dapat digunakan dengan cara mudah dengan kata lain “user friendly” Karena Microsoft Word dilengkapi dengan tampilan berupa grafis yang dilengkapi dengan tombol-tombol dan menu menu yang membuat kita bekerja dengan sangat mudah.

2. Lotus Word Pro

Lotus word pro merupakan aplikasi untuk pengolahan kata yang dikeluarkan oleh IBM, apikasi ini dikeluarkan berbarengan dengan aplikasi office lainnya yang dikenla dengan naman Lotus smartsuite. Kelebihan yang dimiliki oleh Lotus Word Pro adalah kemampuannya untuk mempertukarkan file file dokumen dengan Microsoft Word, Lotus word pro juga dapat membuka file file microsoft word aplikasi pengolahan kata lainnya. Word Pro dilengkapi dengan fasilitas Helpfull Menu Finder yang membantu pengguna untuk menemukan seluruh perintah yang sesuai dengan perintah wordperfect.

3. Corel WordPerfect

Aplikasi pengolahan kata lainnya yaitu wordperfect, yang merupakan aplikasi program yang dapat dijalankan dikomputer dengan sistem operasi windows. Wordperfect versi terakhir yaitu perfect office X3 yang dapat dijalankan pada sistem operasi windows xp, windows 2008, windows 98. Namun terdpat kekurangan pada wordperfect yaitu perfect office 3 membutuhkan spesifikasi hardware yang cukup tinggi yaitu prosesor Pentium 3 atau sederajat dengan memori 128 MB. Wordperfect office X3 memiliki kemampuan untuk membaca file file yang dikerjakan pada jenis aplikasi pengolahan kata lain, seperti pada aplikasi microsoft word, microsoft excel dan microsoft powerpoint.

4. Star Office Writter

Star office writer memiliki kesaman dengan microsoft word, yang merupakan aplikasi perangkat lunak yang bersifat multiplatform, yaitu aplikasi dapat dijalankan diberbagai macam sistem operasi baik linux, windows, unix, solaris dan sistem operasi lainnya.

Perbedaan yang mendasar antara Starr Office writter dengan Microsoft office yaitu terletak pada file ekstensinya. Jika pada Ms.word menggunakan file ekstensi *doc, pada Star Office Writter meenggunakan file ektensi *odt. Namun jenis file ektensi *odt masih dapat dirubah menjadi file ektensi *doc.

5. Open Office

Hampir sama dengan Ms.Word. Bedanya Open Office dikembangkan dengan lisensi GPL (General Public Licensi) , sehingga dapat didistribusikan secara bebas. Open Office dilengkapi fitur bawaan “export as PDF”, sehingga file yang telah kita ketik bisa diubah langsung ke PDF tanpa repot-repot menginstall Adobe Acrobat.

APLIKASI PENGELOLAH ANGKA

Aplikasi pengolah angka dalam bahasa inggris disebut Spreadsheet

Program aplikasi pengolah angka dikenal dengan istilah program microsoft Excel.

Menurut I Wayan Warmada, program pengolah angka/ Spreadsheet adalah suatu tabel nilai-nilai yang disusun dalam baris dan kolom. Setiap nilai dapat memiliki suatu hubungan yang telah terdefinisi dengan nilaia yang lainnya. jika salah satu nilai diubah, nilai yang lain juga perlu diubah. program pengolah angka program pengolah angka/ spreadsheet yang memungkinkan kita untuk membuat lembar kerja secara elektronik. setiap nilai menempati suatu sel sehungga kita dapat mendefiniskian tipe data dan hubungannya dengan sel lain.

Maka dapat disimpulkan bahwa program aplikasi pengolah angka merupakan sebuah program aplikasi yang berbentuk kolom dan baris dalam bentuk tabel yang dapat membantu dalam menghitung, menganalisis dan membuat grafik dalam penyelesaian data tertentu yang berkaitan dengan angka.

JENIS JENIS PROGRAM PENGELOLAH ANGKA

1.Lotus 1-2-3,aplikasi ini dapat diopersikan pada sistem operasi windows, yang berhasil dirilis oleh IBM. 

2.Abacus, Awalnya aplikasi ini dikembangkan oleh mahasiswa di universitas IST Portugal, dibawah bimbingan Prof. Arlindo Oliveira. Aplikasi ini hanya membutuhkan memori kecil serta tampilannya sangat mudah digunakan.

3.Microsoft Excel, Aplikasi yang dikeluarkan oleh Microsoft Corporation memiliki fitur yang bisa diintegrasikan dengan aplikasi microsoft office lainnya. Aplikasi ini selalu berkembang dan mengeluarkan versi terbaru dilengkapi dengan fungsi-fungsi kompleks, hingga saat ini sebagian besar pelaku bisnis maupun dunia pendidikan menggunakan aplikasi ini, karena dianggap paling mudah dan memiliki fitur lengkap.

APLIKASI PRESENTASI

        Aplikasi pengolah presentasi adalah aplikasi yang digunakan untuk membuat dan mengolah dokumen presentasi. Pengertian dari dokumen presentasi sendiri adalah sebuah alat atau dokumen yang biasa digunakan untuk menyatakan pendapat ataupun ide gagasan yang singkat dan jelas agar lebih mudah dipahami. Oleh karena itu dokumen harus dibuat semenarik mungkin dengan tambahan video maupun gambar,suara dll. Untuk melakukan sebuah presentasi kita juga perlu mengenal yang nama nya software atau perangkat lunak ,dimana software sendiri juga memiliki fungsi yakni 

Sebagai penyunting naskah dan menghiasnya 

Sebelum melakukan presentasi ada banyak hal yang sudah dipersiapkan. Seperti dokumen-dokumen yang sudah berisi ide/gagasan tertentu dan sudah berisi informasi dari berbagai sumber yang siap dipresentasikan. Dan sebelum melakukan pasti sudah persiapkan sudah dihias semenarik mungkin agar pendengar nantinya tidak merasa jenuh.

Memasukan dan memanipulasi gambar grafis

Di Dalam file presentasi tentu saja diisi dengan elemen yang penting , tidak hanya teks tulisan saja . Agar presentasi tidak membosankan dan harus dibuat semenarik mungkin maka dapat ditambahkan gambar-gambar yang menarik yang berhubungan dengan materi yang dibahas,atau data-data dapat dibuat dengan grafis. 

Menyajikan dengan sistem slide show

Setelah dokumen sudah lengkap dan siap dipresentasikan,hal yang selanjutnya dilakukan adalah mengekspor nya kedalam bentuk dokumen presentasi . Biasanya aplikasi presentasi membuat presentasi menjadi berbentuk slide show supaya lebih mudah dipahami,dan lebih mudah menyajikan serta menjelaskan bagian per bagian. 

       Aplikasi presentasi sengaja dirancang untuk pembicara yang ingin mengungkapkan ide/gagasannya agar lebih mudah. Contoh beberapa aplikasi yang sering digunakan untuk presentasi adalah 

Microsoft Powerpoint 

Aplikasi ini adalah aplikasi yang paling sering digunakan di Indonesia,aplikasi ini sudah sangat umum dan banyak digunakan baik kalangan  anak sekolah/kuliah,pekerja. Fitur yang dimiliki juga sangat lengkap . 

Open Office Impres 

Aplikasi yang banyak digunakan linux dan fitur-fitur nya juga tidak kalah lengkap dan menarik dengan microsoft powerpoint. 

iWork Keynote 

Aplikasi yang dibuat oleh Apple ini,memang hanya dimiliki oleh interface yang sederhana ,namun fitur yang dimiliki juga tidak kalah menarik dari aplikasi diatas.

APLIKASI PENGOLAH BAHAN CETAK 

A.   Pengertian Microsoft Publisher

Pengertian Microsoft Publisher adalah salah satu program aplikasi microsoft office yang digunakan untuk kegiatan desktop publishing. Hasil dari Desktop Publishing contohnya koran, katalog, brosur, majalah, kartu ucapan, poster, mading, kalender dan lain lain. Microsoft Publisher, secara resmi Microsoft Office Publisher, adalah sebuah aplikasi desktop publishing dari Microsoft. Softwere Microsoft Office Publisher 2007 ini merupakan aplikasi desain yang ringan dan mudah untuk di gunakan. Sehinggga kita tidak perlu memerlukanwaktu lama untuk dapat menciptakan kreasi – kreasi desain pribadi yang menawan untuk sekelas percetakan. Dengan softwere ini, kita dapat membuat berbagai macam kreasi desain semudah kitaklik dan drag.Selain itu, aneka macam template desain yang cantik dan unik telah di sediakan oleh Microsoft office publisher 2007 untuk memudahkan penggunaannya dalam menciptakan anekamacam karya desain dalam waktu yang singkat.Seperti Microsoft – Microsoft lainnya, Microsoft Office Publisher ini juga memilikiekstension sendiri. Adapun, Ekstension pada Microsoft Office Publisher ini adalah .pub.

B.   Fungsi Microsoft Publisher

Dalam aplikasi Microsoft publisher, sudah tersedia berbagai macam template. Sehingga bila kita ingin membuat suatu karya, hanya tinggal memilih template yang sudah disediakan, lalu mengeditnya sesuai dengan kemauan kita.

Fungsi atau kegunaan microsoft publisher adalah :

   untuk membuat majalah

   Untuk membuat kalender

   Untuk membuat madding

   Untuk membuat kartu ucapan

   Untuk membuat brosur

   Untuk membuat poster

   Untuk membuat karya desktop publishing

   Masih banyak lagi manfaat ms publisher, tapi intinya adalah untuk membuat segala karya desktop publishing.

C.   Kelebihan dan Kelemahan Dari Microsoft Publisher

* Dapat Membuat Karya Desktop Publishing dengan mudah

* Tersedia berbagai macam template

* Tersedia berbagai macam efek untuk mengedit gambar 

*  Karya dapat dicetak dan disimpan ke berbagai format

*  Karya dapat dikirim lewat email atau diconvert menjadi HTML

* Karya yang dibuat dapat langsung disimpan di online storage dan dapat diakses kapan saja dimana saja.

* Mudah di gunakan, karena semua type hasil publisher telah di pampangkandi bagian Publication Types. Sehingga user Cuma tinggalmengkreasikannya saja.

E.   Bagian-Bagian Microsoft Publisher

1. Office Button

2. Quick Acess Toolbar

3. Tab Menu

4. Title Bar

5. Ribbon

6. Format Publication

7. Horizontal Scroll  Bar

PTS CALLYSTA GRACE / 04

 

PTS KEARSIPAN JESSHICA /14

 

PTS KEARSIPAN , KARINA AMANDA / 17 / X OTKP

 

PTS KEARSIPAN (Yohana)

 

PTS KEARSIPAN - ELEUTRIA DENNA X OTKP / 10

 

TATA RUANG KANTOR (PTS) - CALLYSTA GRACE / 04

 

TUSGAS PTS JESSHICA /14

 

PTS TEKPER,-KARINA

 

TATA RUANG KANTOR( PTS) - ELEUTRIA DENNA / 10

 

Tata Ruang Sarpras (PTS Teknologi Perkantoran) - Yohana