Mengagendakan surat masuk
Mengagendakan surat adalah kegiatan mencatat surat masuk ke dalam buku agenda (buku harian). Buku ini bisa disebut sebagai Buku Agenda Masuk (Daily Mail Record). Petugas yang mengagendakan surat dinamakan agendaris (mail clerk). Setiap surat masuk dicatat dan diberi nomor agenda surat masuk
1. Penerimaan Surat
Surat masuk dapat diterima melalui :
- Kurir, dengan menggunakan buku ekspedisi atau lembar pengantar
- Kurir kantor pos
- Diambil langsung oleh kurir perusahaan bagi yang memiliki alamat kotak pos/ PO BOX di kantor pos
Tugas penerima surat adalah :
- Mengumpulkan dan menghitung jumlah surat yang masuk
- Meneliti ketepatan alamat si pengirim
- Menandatangani bukti pengiriman surat
- Mengantar pada unit penyortir surat (jika dalam organisasi bagian penerima dan penyortir surat pemisah)
2. Penyortiran Surat
Penyortiran surat yaitu kegiatan memisah-misahkan surat sesuai dengan jenisnya yang digunakan untuk pengolahan lebih lanjut.
Adapun tahap-tahap penyortiran surat adalah sebagai berikut :
a. Tahap pertama
Dipisahkan antara surat dinas dan surat pribadi.
b. Tahap kedua
Surat dinas dipilah antara surat rahasia dan surat tidak rahasia
c. Tahap ketiga
Surat tidak rahasia dibuka dan dipisahkan antara surat biasa dan surat penting. Surat biasa diperiksa kelengkapannya, seperti lampiran (jika ada), surat kemudian distempel penerimaan, ditulis tanggal dan nomor urut setiap bulannya.
Tujuan dari penyortiran surat ini adalah :
- Untuk mengetahui banyaknya surat masuk
- Untuk mengetahui prioritas penanganannya
- Untuk mempermudah pengawasan
3. Pencatatan Surat/ Agendaris
Kegiatan pencatatatan surat atau agendaris meliputi:
3.a. Menerima semua surat dari penerima surat
3.b. Membuka sampul surat
3.c. Membubuhkan cap agenda
Sebelum surat dicatat dalam buku agenda, maka terlebih dahulu dibubuhkan stempel agenda pada ruang kosong di bagian atas atau bawah halaman pertama surat.
3.d. Memeriksa kelengkapan surat
Untuk memeriksa kelengkapan surat, dapat digunakan buku agenda yang berisi keterangan-keterangan berikut ini. Keterangan memuat informasi surat tentang lampiran.
. Membaca surat, menggaris bawahi isi surat dan membuat catatan penting/ memberi tanda yang membantu pembaca surat
f. Mencacat surat dalam buku agenda
Buku Agenda Surat Masuk
Buku Agenda Tunggal
g. Menyampaikan surat yang disertai lembar disposisi kepada pengarah surat
Lembar disposisi adalah lembar yang disediakan oleh pencatat/ agendaris yang dipergunakan untuk membubuhkan disposisi pimpinan.
4. Pengarahan Surat
Setelah menerima surat beserta lembar disposisi dari pencatat surat, surat diteliti kebenarannya, selanjutnya surat diserahkan kepada petugas tata usaha unit pengolah (pengolah surat) yang disertai lembar disposisi yang telah diberi keterangan kepada siapa dan tindak lanjut sesuai dengan kepentingan isis surat. Dari tata usaha unit pengolah, pengarah menerima tanda terima melalui buku ekspedisi intern.
5. Unit Pengolah
- Tata usaha unit pengolah setelah menerima dan meneliti surat dan melihat kebenaran disposisi, memberi paraf pada buku ekspedisi intern untuk tanda bukti bahwa surat sudah diterima.
- Pimpinan unit pengolah menerima surat dan lembar disposisi, kemudian memberikan disposisi kepada pelaksana pengolah surat untuk ditindaklanjuti.
6. Penyimpanan Surat
Penyimpanan surat merupakan kegiatan menyimpan surat dengan menggunakan sistem tertentu.
SURAT KELUAR
Prosedur pengurusan surat keluar
Surat keluar adalah semua tulisan yang dikirimkan kepada pejabat diluar instansi sendiri sesuai dengan alamat yang dicantum pada tulisan dinas atau pada sampulnya. Selain dikirimkan kepada instansi lain, dapat juga dikirimkan kepada pihak yang bersangkutan dalam satu instansi, misalnya dikirimkan kepada bagian yang lainnya yang berada dalam instansi tersebut.
Adapun prosedur pengurusan surat keluar melalui agenda, yaitu :
- Pembuatan Konsep yang dilakukan oleh pimpinan yang menandatangani surat pada lembaran konsep surat. Dilakukan jika konsep surat dibuat oleh sekretaris/asisten
- Persetujuan konsep. Pimpinan memberikan persetujuan dengan memberi tanda/paraf (acc) pada konsep
- Pencatatan Surat. Konsep dicatat dalam Buku Agenda Verbal untuk mendapatkan nomor surat
- Pengetikan konsep surat, diketik dengan tembusannya
- Pemeriksaan Pengetikan
- Penandatanganan Surat. Dilakukan oleh pejabat yang berwenang dan membubuhkan tanda tangan di atas nama terang
- Pemberian Cap Dinas. Dibubuhkan di sebelah kiri menyinggung sedikit tanda tangan, harus tegak
- Melipat Surat. Surat yang asli dilipat dimasukkan dalam sampul
- Penyampulan Surat
- Pengiriman Surat
- Penyimpanan Surat
No comments:
Post a Comment