RINGKASAN - ELEUTRIA DENNA

 RINGKASAN

Surat masuk adalah surat-surat yang diterima oleh sebuah organisasi atau perusahaan dari seseorang maupun organisasi.

Mengenai penanganan surat masuk adalah

surat diantarkan ke security oleh pengirim surat , 

setelah itu TU/staff admin,sekretaris menerima suart tersebut dari security 

penerima surat juga memiliki tugas yakni :

• meneliti ketepatan alamat si pengirim surat 

• mengumpulkan dan menghitung jumlah surat yang masuk

• menggolongkan surat sesuai urgensi penyelesaian surat 

• menandatangani bukti pengirim sebagai bukti surat telah diterima

• 
  

Bagian penyortiran surat bertujuan untuk mengetahui seberapa banyak jumlah surat masuk yang diterima,dan untuk menentukan prioritas penyelesaian surat.

surat juga perlu diagendakan oleh sekretaris/TU,tugas bagian pengagendaan : 

• melaksanakan sebagian tugas sekretaris daerah dalam pelaksanaan  kegiatan pengagendaan dan pelaksanaan ekspedisi 

• melaksanakan tugas lain yang diberikan asisten administrasi sesuai bidang tugasnya .

Pendistribusian Surat adalah proses penyaluran surat yang dibuat dari suatu perusahaan agar sampai kepada yang dituju.

contoh pendistribusian

1. langsung kepada pemimpin

2. ke orang yang dituju

3. ke unit yang dituju 

 

Surat Keluar adalah surat-surat yang dikeluarkan atau dibuat oleh suatu organisasi atau perusahaan yang akan dikirim kepada perusahaan atau organisasi yang dituju . 

Penanganan surat keluar adalah pimpinan memberikan perintah kepada bawahan untuk membuat/membalas surat yang disebut dengan disposisi.

Dalam pembuatan surat diperlukan sebuah konsep secara tertulis,untuk menghindari adanya kesalahan pengetikan atau penulisan  

• sentralisasi,dipusatkan pada unit tertentu yang menangani administrasi penyuratan 

• desentralisasi, dibuat oleh masing-masing unit atau bagian tertentu sesuai dengan kebutuhan masing-masing.

Pengonsepan diatas ini dapat dibuat oleh pimpinan , orang yang ditunjuk,sekretaris .Pimpinan juga perlu mengoreksi surat agar tidak terjadi kekeliruan atau ada hal yang belum disampaikan .  Surat tersebut diketik oleh sekretaris/admin/Tu yang sudah sesuai dengan konsep yang diberikan pemimpin , dan penandatangan pemimpin . Setelah surat ditandatangani surat juga harus diberikan nomor atau kode tertentu . Penggandaan surat dibuat atau disalin sebagai simpanan  arsip karena yang asli akan dikirim .

Skema penanganan surat masuk 

• ekspedisi

• penerima

• penyortiran 

• agenda masuk ( kepala bagian, pimpinan, kepala bagian )

• sekretaris petugas  penanganan surat 

• diproses

• arsip 

ELEUTRIA  DENNA DENNISSA KEO PUELA

X OTKP/10